Politique de confidentialité

Portée

Fonds Fiera Capital Inc. (« FCFI« ) est une filiale en propriété exclusive de Corporation Fiera Capital (« Fiera Capital« ). La politique de confidentialité de Fiera Capital (la « politique ») s’applique à FCFI, ses clients et ses employés. FCFI attache une grande importance à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels fournis par ses clients et ses employés, comme en témoigne la présente politique dont les procédures précisent l’application.

Cette politique respecte la Loi [fédérale] sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et la Loi [du Québec] sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

En substance, FCFI adhère aux principes énoncés par l’Association canadienne de normalisation dans son Code sur la protection des renseignements personnels, pierre d’assise sur laquelle repose la LPRPDE.

Les deux principaux enjeux portent sur :

  • la façon dont les entreprises recueillent, conservent, utilisent, communiquent et protègent les renseignements personnels; et
  • le droit des personnes à consulter et à faire modifier ces renseignements, au besoin.

La politique vise les renseignements personnels sous toutes les formes – verbale, électronique, écrite ou autre – qu’une personne recueille, conserve, utilise ou communique à des tiers dans le cadre des activités d’une entreprise. Les renseignements personnels se définissent comme toute information, sauf de nature publique, qui permet d’identifier une personne physique.

Il arrive que nos dossiers contiennent des renseignements personnels et confidentiels exclus de cette définition. De plus, la réglementation se limite aux personnes, p. ex.., les clients et les employés, et aux exploitants d’une entreprise individuelle. Il est entendu que FCFI protège en toutes circonstances la confidentialité des renseignements qui lui sont confiés.

La présente politique et ses procédures sont révisées périodiquement par souci de conformité et de pertinence.

Principes régissant la protection des renseignements personnels

Responsabilité

FCFI est responsable des renseignements personnels en sa possession et délègue cette responsabilité à une personne chargée d’appliquer les principes décrits ci-dessous.

FCFI détient une masse de renseignements personnels; ce capital informationnel présente un risque élevé. Toute fuite ou utilisation abusive peut compromettre l’intégrité et la confidentialité de ces renseignements, en plus de causer un préjudice éventuel à la personne concernée. Dans ce contexte, il est nécessaire de mettre en oeuvre une politique et des mesures de protection qui peuvent être adaptées au besoin.

Il incombe à la haute direction de l’entreprise de veiller au respect de la réglementation et d’affecter une personne à cette tâche. FCFI communiquera sur demande le titre de cette personne, dont les fonctions consisteront à :

  • veiller à ce que l’entreprise observe les lois touchant le traitement et la protection des renseignements personnels;
  • confirmer que l’entreprise a mis en place des mesures pour protéger la confidentialité des renseignements personnels détenus;
  • recevoir les demandes d’information, consulter le dossier et les plaintes et les traiter de manière diligente et satisfaisante;
  • sensibiliser les employés à la protection des renseignements personnels, notamment par la formation et par la diffusion d’information sur les politiques et procédures de FCFI; et
  • rédiger des documents explicatifs sur ces politiques et procédures.

En remplacement de la personne désignée, FCFI peut déléguer à d’autres employés la collecte et le traitement quotidiens des renseignements personnels. De plus, la protection des renseignements personnels et confidentiels incombe à tous les employés de FCFI. À cet effet, tous les employés doivent signer chaque année une entente de confidentialité jointe au code de conduite. Les employés temporaires et les conseillers doivent faire de même.

Finalement, FCFI est responsable des renseignements personnels confiés à des tiers et offre une protection comparable à l’égard de leur traitement.

Déterminer le but de la collecte

Le but de recueillir des renseignements personnels doit être déterminé avant ou pendant la collecte.

FCFI le consigne afin de se conformer aux principes de transparence (4.8) et d’accès aux renseignements personnels (4.9). La confirmation du but de la collecte optimise l’application de la politique et cherche à :

  • préciser le type et la quantité de renseignements personnels afin de recueillir uniquement ceux qui sont nécessaires au but mentionné;
  • informer la personne concernée des raisons de la collecte;
  • déterminer la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour;
  • limiter l’utilisation des renseignements; et
  • fixer la date de destruction des renseignements.

FCFI recueille des renseignements personnels dans divers buts :

  • établir et maintenir un mandat discrétionnaire de gestion de portefeuille;
  • conclure un contrat d’embauche; et
  • se conformer à la réglementation.

Ces buts seront précisés au client ou aux employés avant ou pendant la collecte de renseignements personnels. Sauf obligation de la loi, FCFI ne peut utiliser ni communiquer des renseignements personnels déjà recueillis pour un autre but avant de l’avoir défini et d’avoir obtenu le consentement du client ou de l’employé.

Consentement

Toute personne doit être informée de la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sur elle et y consentir, sauf indication contraire. Obligatoirement explicite, ce consentement ne peut être inféré par FCFI et doit répondre aux critères suivants :

  • claire : attesté par un document électronique ou papier;
  • libre : exprimé sans conditions, contraintes, ni promesses;
  • éclairé: donné en connaissance de cause;
  • précis : permettre la communication de renseignements personnels dans un but particulier; et
  • limité dans le temps : valide durant la période de temps nécessaire pour atteindre le but justifié par la demande ou durant la période prescrite par la loi (selon le délai le plus long).

La collecte de renseignements personnels auprès de tiers, comme un agent autorisé ou des références professionnelles ou personnelles, doit être autorisée par la personne concernée en notant la source des renseignements dans son dossier. Seules les circonstances prévues par la loi peuvent forcer FCFI à recueillir ou communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée.

Limitation de la collecte

FCFI doit recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires dans un but précis et agir de façon honnête, dans le respect de la loi. FCFI recueille uniquement le type et la quantité de renseignements personnels protégés strictement nécessaires à ses activités et dans le but annoncé lors de la collecte. Avant d’utiliser des identifiants numériques, FCFI doit y être autorisée, conformément à la loi.

Pour les clients

Les renseignements personnels obtenus des clients servent uniquement à ouvrir un compte chez FCFI. Les renseignements demandés répondent aux exigences suivantes :

  • loi applicable sur les valeurs mobilières à l’ouverture d’un compte;
  • loi applicable sur le blanchiment d’argent, en particulier sur la vérification de l’identité des titulaires de compte et de la légitimité de leurs avoirs;
  • administration du compte par le fiduciaire; et
  • transfert éventuel des avoirs depuis une autre institution financière.

Pour les employés

Les renseignements personnels recueillis servent à préparer le contrat d’embauche entre FCFI et l’employé. La collecte est effectuée de façon honnête et respecte la loi. FCFI ne doit pas, par exemple, tromper la personne concernée, lui cacher les raisons de la collecte ou obtenir de façon frauduleuse la permission de l’effectuer.

Tout en cherchant à limiter l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels, il ne faut pas les employer ou les transmettre à d’autres fins que celle de la collecte, sauf si la personne concernée y consent ou que la loi l’exige. Ils ne peuvent être conservés plus longtemps après que le but établi a été atteint.

Utilisation

Les renseignements personnels sont confiés uniquement aux personnes qui ont besoin de les connaître dans leurs fonctions liées au mandat de gestion de portefeuille et de gestion personnelle. Ils ne peuvent servir en aucun cas à des fins étrangères à ces fonctions.

Communication

Les renseignements personnels peuvent être communiqués seulement aux intervenants externes avec lesquels FCFI doit faire affaire. En particulier, FCFI ne peut vendre ces renseignements ou sa liste de clients à aucun intervenant, quel qu’il soit. Voici des exemples de tiers à qui FCFI communique des renseignements confidentiels dans l’exécution de son mandat :

  • pour les clients : organismes de réglementation et fournisseurs de services; par exemple, les fiduciaires, les imprimeurs, les systèmes de gestion de portefeuille, les intermédiaires du marché, les services d’archives; et
  • pour les employés : gestion de la paie et des avantages sociaux.

En faisant appel à ces intervenants externes, FCFI doit veiller à ce qu’ils respectent ses exigences en matière de protection des renseignements personnels. FCFI ne peut utiliser ou communiquer aucun renseignement personnel pour des raisons qui n’ont pas été préalablement précisées, sauf lorsque la loi l’exige ou le permet.

Conservation

FCFI ne conserve aucun renseignement personnel au-delà de la période prescrite par les exigences, quel que soit le support employé. La période de conservation ne doit pas excéder :

  • la période nécessaire pour atteindre les buts autorisés, ou
  • la période prescrite par la loi.

La période de conservation tient compte des demandes soumises par une personne pour avoir accès aux décisions prises qui la concernent. Cette période est toutefois strictement limitée au temps nécessaire pour que les renseignements personnels permettent d’accomplir le but défini. Les conditions de conservation sont précisées dans les procédures afférentes à la politique.

Exactitude

Les renseignements personnels qu’utilise FCFI doivent être exacts, complets et à jour, conformément au but auquel ils sont destinés, et réduire au minimum le risque d’erreurs à l’égard des décisions prises qui concernent un client ou un employé.

Entre autres, certains renseignements personnels sur la situation financière de clients peuvent influencer la gestion de leurs actifs. Les personnes concernées doivent informer FCFI des changements à leur dossier.

FCFI mettra à jour ces renseignements au besoin, selon le but défini, ou après avoir reçu un avis à cet effet de la personne en cause si une information est erronée ou périmée.

Mesures de sécurité

Des mesures adaptées au degré de sensibilité doivent protéger les renseignements personnels selon qu’il s’agit de données importantes, administratives ou technologiques, afin d’en éviter la perte, le vol, la consultation, la communication, la reproduction, l’utilisation, la modification, la destruction ou tout autre emploi non autorisé.

Dans tous les cas, les renseignements seront placés en lieu sûr, à l’abri de tout accès non autorisé, et conservés uniquement le temps nécessaire. Ces mesures s’appliquent sans égard au mode de conservation. Tous les renseignements personnels et confidentiels seront protégés avec le même soin, quel qu’en soit le degré de sensibilité.

FCFI applique aussi une politique d’utilisation du réseau informatique à laquelle tous les employés doivent adhérer chaque année dans le cadre du code de conduite. Les ententes contractuelles signées avec des tiers doivent préciser la nature confidentielle des renseignements personnels communiqués et le but auquel ils sont destinés.

Tout employé de FCFI qui a accès à des renseignements personnels doit respecter la nature confidentielle de ces renseignements, conformément aux conditions d’emploi.

FCFI recommande à ses clients d’éviter de communiquer des renseignements personnels par Internet ou par courriel sans chiffrement. Internet est un réseau public; l’information qui y circule peut être interceptée. FCFI utilisera Internet seulement à la demande du client pour transmettre des renseignements personnels en dehors de l’entreprise.

Transparence

FCFI facilite l’accès à ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels à toute personne. Une copie de la présente politique est hébergée sur le site Web de Fiera Capital au www.fieracapital.com.

Toute personne qui en fait la demande peut aussi la recevoir, et s’intéressera peut-être aux autres sites suivants :

Association canadienne de normalisation

Commission d’accès à l’information du Québec

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels figurent à la section « Porter plainte » ci-dessous.

Accès aux renseignements personnels

FCFI informera toute personne qui en fait la demande de l’existence, l’utilisation et la transmission à des tiers de renseignements personnels qui la concernent et lui permettra de les consulter. Il est aussi possible de contester le contenu de ces renseignements et de les faire corriger.

Toute personne peut consulter son dossier en faisant parvenir une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels. Par mesure de précaution, le client ou l’employé doit fournir les renseignements nécessaires pour que FCFI lui donne accès à son dossier en toute sécurité.

FCFI transmettra dans un délai raisonnable (au plus 30 jours) les renseignements personnels demandés, qui doivent être compréhensibles et complets.

Le droit d’accès et de modification permet :

  • de consulter le dossier gratuitement;
  • de faire corriger gratuitement les renseignements inexacts;
  • d’obtenir une copie du dossier à un prix raisonnable qui couvre les coûts pour la produire et qui doit être communiqué au préalable à la personne concernée; et
  • d’obtenir la liste des tiers auxquels FCFI a transmis ou pourrait transmettre des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
  • FCFI ne peut pas fournir les renseignements demandés dans certains cas prévus par la loi. Les raisons seront alors communiquées au demandeur.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est aussi à votre disposition si vous avez des questions ou des commentaires sur les pratiques de Fiera Capital.

Porter plainte

Toute personne peut porter plainte auprès du responsable de la conformité pour non-respect de ces principes.

Les plaintes concernant l’exercice des droits issus de la présente politique ou toute situation liée à la protection des renseignements personnels pourront être adressées au gestionnaire de portefeuille ou au responsable désigné par FCFI :

par téléphone au 514 954-3300 ou au 1 800 361-3499;

par télécopieur au 514 395-8752;

par courriel au info@fieracapital.com;

par la poste :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Corporation Fiera Capital
1501, avenue McGill College, bureau 800
Montréal (Québec) H3A 3M8

Toute plainte sera étudiée avec soin et, si elle est fondée, FCFI la réglera en prenant les mesures appropriées, ce qui peut inclure de modifier ses politiques et procédures au besoin.

Le client ou l’employé concerné sera informé du résultat de l’enquête. La situation sera corrigée dans les meilleurs délais et FCFI révisera ses politiques et procédures en conséquence.

En cas de désaccord avec FCFI dans l’exercice des droits énoncés aux présentes, la personne concernée pourra s’adresser à l’organisme chargé de leur application.

Pour les employés et les clients domiciliés au Québec :
Commission d’accès à l’information du Québec

Pour les clients domiciliés en Ontario :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada